FUNCIONES DEL DPTO DE AUDITORIA

 Integrar un equipo de personas que constituya un nexo entre financiadores y prestadores desde la asociación, optimizando el circuito de facturación- cobranzas; para ello se hace necesario una organización interna que permita una vigilancia permanente del cumplimiento en todos sus términos de los contratos firmados, tanto de parte del financiador como del efector. Esto es lograr una atención adecuada a la población beneficiaria por parte de los sanatorios asociados que concluya con una correcta facturación y el cobro de la misma de acuerdo a las pautas establecidas en cada contrato
Las tareas a desarrollar se deben agrupar en 3 ámbitos:
1. Interno dentro de la misma ACYS.
2. Externo en relación con las obras sociales
3. Externo en relación con los efectores asociado

A) En el ámbito interno:

• Verificación de la recepción de la facturación mensual de los asociados antes de su envío a las obras sociales.
• Elaboración y seguimiento de un circuito administrativo con las comunicaciones necesarias desde y hacia los asociados y los diferentes financiadores y su correspondiente archivo.
• Gestión de los débitos en cada facturación mensual y su registro en lo que respecta a recuperación de los mismos.
• Pautas para la negociación de los convenios, elaborando una guía de anexos de valores y normas de auditoria y facturación. Haciendo un adecuado mantenimiento de actualización de los convenios.
• Revisión y seguimiento de los convenios existentes en cuanto a las condiciones y los valores.
• Elaboración de indicadores y estadísticas con la información obtenida del relevamiento periódico a los prestadores asociados a los asociados.
• Relevamiento de la oferta prestacional de los distintos sanatorios.
• Información a la comisión directiva cuando se haga necesario la revisión de un convenio o la suspensión a un determinado pagador.
• Información a la presidencia y/o comisión directiva sobre los temas inherentes al departamento
• Mantener un archivo actualizado permanentemente con los datos de los financiadores ( razón social, domicilio, teléfono, correo electrónico y nombre de referente.

B) En el ámbito externo en relación con las obras Sociales

• Auditorias compartidas pre-pago : las mismas se realizan actualmente en forma mensual con unas 10 obras sociales con buenos resultados, siendo un objetivo a corto plazo lograr esto con la mayoría .De esta manera se evitan débitos sin fundamentos, y se puede hacer tarea de docencia con nuestros asociados a fin de corregir conductas y errores que provocan débitos inevitables.
• Gestión de los débitos: con aquellas instituciones que por diferentes razones no se ha podido conseguir aun auditorias compartidas se gestiona los débitos vía fax o telefónica a fin de salvarlos y lograr el cobro de las sumas debitadas. En algunos casos se llega a una auditoria post-pago.
• Comunicaciones: decepcionar y hacer un análisis de toda comunicación recibida por parte de los financiadores antes de trasmitir la misma a los asociados, analizado si las mismas se ajustan al contrato vigente, o no perjudica a los prestadores, o a la factibilidad de su aplicación .Si sucediera algo de lo enumerado se mantiene un diálogo con la obra social para salvar diferencias antes de la comunicación.
• Vigilar cumplimiento: por parte del financiador en cuanto a plazos, obligaciones y actualizaciones, así como cualquier modificación al contrato firmando asesorando a la gerencia sobre el tema. Solicitando el envío de notas de reclamo hasta cartas documento con cortes de crédito según la gravedad del incumplimiento.
• Análisis de planteos. Por parte de las obras sociales en cuanto a quejas sobre algún asociado o dificultades en acceder a las prestaciones por parte de los beneficiarios, cobros indebidos, etc.
• Evaluación técnica de nuevos posibles contratos: como paso previo a la firma de los mismos.

C) Externo con los Asociados:

• Hacer docencia: con reuniones periódicas con los Médicos Auditores y personal encargado de facturación de los sanatorios asociados.
En estas reuniones se informa de las normas de auditoria y de los requerimientos particulares o generales de las diferentes obras sociales, a fin de minimizar las causas de débitos.
• Atender la problemática, planteada por cada sanatorio con respecto a la facturación y tratar de encontrar una solución para cada caso.
• Acompañar a aquellos sanatorios que no cuentan con médicos auditores cuando sea un reclamo formal ante determinada obra social.
• Comunicación, de los débitos contactando personalmente con el responsable de cada institución para hacer una aclaración de los mismos y asesoramiento a fin de no reincidir en los mismos errores .Comunicar puntualmente a cada prestador cuando existan quejas contra ellos aclarando cada caso para ofrecer una respuesta a la Obra Social.
• Recopilación periódica de información: este relevamiento debe ser completo y continuo a fin de permitir a la Asociación un conocimiento global de la capacidad y complejidad que es capaz de ofrecer a través de sus asociados.
• Mantener informados y actualizados a los sanatorios asociados con respecto a los contratos vigentes y sus actualizaciones. así como la incorporación o suspensión de alguna obra social.